Transformação digital. Você, com certeza, já deve ter ouvido falar disso por aí. Mas sabe o que de fato significa? O tema nas empresas, também conhecida como jornada digital, refere-se às mudanças na estrutura das organizações, que passam a usar tecnologia para se tornarem mais modernas, melhorar o desempenho, aumentar o alcance de mercado e, principalmente, melhorar a experiência do consumidor.
Falando especificamente do segmento notarial e registral, o uso de tecnologias digitais tornaram-se obrigatórias com a publicação da Lei do Cartório Digital. Trata-se da Lei nº 14.382, fruto da Medida Provisória nº 1.085/2021, sancionada em julho de 2022, que criou o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp).
A legislação tem como objetivo modernizar e unificar os sistemas de cartórios no Brasil. Com isso, as serventias de todas as atribuições deverão oferecer atendimento online para os usuários, além de receber e enviar atos em formato eletrônico.
A lei já está em vigor e os cartórios devem se adequar aos requisitos legais da regulamentação. Veja aqui como inserir uma estratégia simples e eficiente de transformação digital em seu cartório!
Alavancas de valor
Segundo a consultoria de tecnologia McKinsey, a jornada digital na área corporativa pode ser acionada por quatro alavancas de valor:
Modelo de negócio: refere-se às novas formas de gerenciamento e novos modelos econômicos com foco no digital.
Conectividade: engajamento em tempo real com o público através de canais de atendimento e mídias digitais.
Processos: foco na experiência do cliente, automação e agilidade nos processos organizacionais.
Analytics: implantação de uma cultura de dados para tomada de decisões estratégicas.
Práticas de gestão
No entanto, para capturar o valor criado por essas alavancas, é necessário associá-las a um conjunto de melhores práticas de gestão que abrangem quatro áreas fundamentais:
Estratégia: elabore um planejamento estratégico com iniciativas digitais para serem implementadas no cartório. Crie uma governança para fazer o acompanhamento da transformação digital na serventia.
Capacidade: estabeleça políticas, ferramentas e novas formas de trabalho com a meta de atingir o digital.
Organização: capacite os colaboradores e os novos talentos para utilizar o novo modelo de negócio. Faça a digitalização das ferramentas e processos de trabalho de uso diário.
Cultura: promova uma cultura organizacional que fomente uma maior autonomia e comunique com frequência o propósito da transformação, utilizando meios digitais e tradicionais.
Ferramentas para transformação digital
Portanto, a transformação digital consiste basicamente em levar para o cartório ferramentas tecnológicas com a missão de destacar a empresa no mercado e impulsionar os resultados. Mas quais ferramentas são essas? Confira a seguir alguns exemplos:
● Portais eletrônicos: ter presença nas redes sociais é primordial. Por isso, tenha um site, redes sociais e canais de atendimento online para o seu cartório.
● Plataforma multicanal: flexibilize as opções de contatos com sua serventia. Invista em uma plataforma multicanal com chat, telefone, e-mail, processos via robô e SMS.
● Aplicativo móvel: contar com um app exclusivo do cartório para dispositivos móveis também é um diferencial na era digital.
● Softwares: sistemas de gestão, como o ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) são essenciais para organizar todo o fluxo de trabalho e centralizar todas as informações.
● Soluções de pagamento digitais: digitalize a cobrança da serventia levando métodos de pagamentos digitais como cartão, PIX, QR Code, links de pagamentos e entre outros.
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