4 passos para otimizar os processos em seu Cartório

As atividades em um cartório, como em qualquer outra empresa que lida com um grande fluxo de trabalho diariamente, podem ser bastante complexas e burocráticas. Por isso, o grande desafio dos notários é encontrar uma forma de otimizar os processos e, assim, torná-los mais eficientes para garantir bons resultados.

Neste artigo, separamos quatro passos que vão ajudá-lo a otimizar os processos em seu cartório. Mas antes de seguirmos para o passo a passo, precisamos entender o que significa otimização de processos e quais são os seus benefícios para as serventias. Vamos nessa?!

O que é otimização de processos?

Otimizar significa aprimorar ou melhorar alguma coisa. No universo empresarial, a otimização de processos representa o uso de técnicas e ferramentas para tornar o fluxo de trabalho mais ágil, eficiente e organizado.

Por meio da otimização é possível estruturar cada etapa do trabalho, controlar as tarefas diárias e mensurar os resultados com mais precisão. Os benefícios dos processos otimizados são, em geral, menores riscos de erros, mais produtividade e resultados satisfatórios.

4 passos para otimizar os processos em seu cartório

Agora que você já entendeu o que é otimização de processos e os seus benefícios, fique com o passo a passo para otimizar as atividades em seu cartório!

  1. Mapeamento dos processos

O primeiro passo para a otimização dos processos é identificar tudo que está sendo feito no cartório. Para isso, faça o mapeamento de todas as atividades, os responsáveis, os objetivos de cada uma e por onde as tarefas passam até a conclusão. Dessa forma, você poderá visualizar o que é feito, como é feito e onde estão os possíveis erros que afetam a produtividade. Uma dica útil é utilizar um fluxograma para fazer essa visualização.

  1. Utilize softwares

Muitos cartórios ainda não se modernizaram e perdem muito tempo com atividades manuais e repetitivas. O mercado disponibiliza diversos softwares de gestão que ajudam as equipes a se organizarem melhor e focarem em ações estratégicas.

Com eles, é possível automatizar toda a rotina do seu cartório e ter melhor controle dos processos. Atualmente, existem  softwares de automatização específicos para serviços registral e notarial. Vale a pena pesquisar e implementar a tecnologia na sua serventia.

  1. Treine os funcionários

Equipe bem preparada é fundamental para um bom desempenho de qualquer organização. Faça treinamentos periódicos com seus funcionários sobre as novas tecnologias implementadas. Outra dica é fazer reuniões semanais para alinhar as demandas. Todos devem saber quais são suas tarefas e responsabilidades. Além disso, escute os feedbacks dos seus funcionários. Ninguém melhor do que eles para identificar e apontar o que pode ser melhorado na rotina de trabalho.

  1. Conte com soluções de pagamento personalizadas

O processo de recebimento de pagamentos de clientes é uma das atividades que mais consomem tempo das organizações. As empresas gastam, em média, 68 horas por semana com a administração de pagamentos com dinheiro em espécie, conforme mostra uma pesquisa do RoubiniThoughtLab. Sem contar as despesas que essa forma de pagamento gera para os empresários, que incluem transações bancárias, transporte e segurança.

A Parcela Express é a maior empresa em solução de pagamento completa e exclusiva para as serventias e associações de cartórios do Brasil. Com nossa solução de pagamentos eletrônicos, você pode aumentar a sua eficiência operacional enquanto oferece mais opções de pagamento aos seus clientes. Entre elas, você encontra o link de pagamento, ferramenta versátil e muito útil para o dia-a-dia do seu cartório. Clique aqui e descubra 4 motivos para a sua serventia usar links de pagamento.

Ferramenta de Otimização de Processos

Uma das ferramentas mais utilizadas para otimização de processos nas empresas é o Ciclo PDCA ou ciclo de Shewhart. Ele consiste em 4 etapas que tem como o objetivo a melhoria dos processos de forma contínua. Veja como funciona cada uma dessas etapas:

1ª Planejar: Na primeira etapa, faça todo o planejamento. Identifique os problemas existentes, estabeleça os objetivos e crie um plano de ação.

2ª Desenvolver: É hora de colocar em prática tudo que você planejou. Anote dados do desempenho – independentemente se for positivo ou negativo – para posteriormente mensurar os resultados.

3ª Conferir: Nesta etapa, analise os resultados obtidos. Liste todas as metas estabelecidas no plano de ação e identifique as que precisam de melhorias.

4º Agir: Já na última etapa é hora de fazer os ajustes e correções necessárias para que você atinja todos os objetivos definidos na primeira etapa.

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