Os serviços notariais e registrais frequentemente são percebidos pelos usuários como desafiadores devido aos prolongados tempos de espera. Isso decorre, em grande parte, da falta de investimento em tecnologia e inovação por muitas serventias extrajudiciais, elementos cruciais para aprimorar a gestão do cartório e, consequentemente, o atendimento ao público.
Garantir um ambiente organizado e a eficiência na prestação de serviços são fundamentais para aprimorar o atendimento e a satisfação do usuário em um cartório. No entanto, como implementar efetivamente essas estratégias na prática?
Vamos descobrir neste artigo maneiras de transformar positivamente o atendimento ao cliente em cartórios. Acompanhe as dicas a seguir para aprimorar a experiência do usuário em sua serventia!
Realize um mapeamento detalhado
Inicie a melhoria do seu cartório realizando um minucioso mapeamento de todos os processos executados na serventia, identificando áreas de oportunidade para aprimoramento. Uma prática valiosa é a aplicação de pesquisas de satisfação junto aos clientes, oferecendo uma visão clara dos pontos fortes e áreas que necessitam de ajustes na sua serventia.
A coleta de feedback pode ocorrer imediatamente após o atendimento, utilizando diferentes meios como formulários impressos, totens ou ainda por e-mail, telefone ou WhatsApp. Para obter respostas mais precisas, é estratégico elaborar perguntas específicas, como: “Como avalia o atendimento prestado por nossa equipe?”; “As informações sobre o serviço foram transmitidas de maneira clara?”; “Suas dúvidas foram solucionadas conforme suas expectativas?”. Essas questões direcionadas proporcionam insights valiosos para aprimorar a experiência do usuário em seu cartório.
Desenvolva as competências da equipe
Reconheça a importância de uma equipe bem preparada para o bom desempenho de qualquer organização. No contexto cartorário, a capacitação dos colaboradores é essencial para elevar a qualidade dos serviços prestados.
Inicie identificando os pontos específicos nos quais o cartório pode aprimorar, desenvolvendo estratégias direcionadas para otimizar essas áreas. Em seguida, promova treinamentos que capacitem os funcionários, focando não apenas na execução de tarefas, mas também no aprimoramento do atendimento ao cliente e na assimilação de novas tecnologias implementadas.
Especialmente para a equipe comercial, ofereça capacitação específica sobre técnicas de atendimento ao cliente, bem como informações detalhadas sobre as inovações tecnológicas adotadas. Mantenha uma prática constante de reuniões para alinhar demandas, discutir estratégias e, sobretudo, ouvir os feedbacks dos colaboradores. Afinal, ninguém melhor do que eles para identificar e apontar melhorias na rotina de trabalho, contribuindo significativamente para o progresso contínuo do cartório.
Tecnologia como estratégia
A tecnologia é uma das mais valiosas aliadas na simplificação da gestão cartorária. Seu papel é crucial para otimizar o fluxo de trabalho entre os colaboradores, gerenciar de forma eficaz os setores administrativos e financeiros, facilitar meios de pagamento e aprimorar a organização do atendimento. Veja, a seguir, estratégias essenciais para maximizar o uso da tecnologia em benefício do seu cartório:
- Gestão empresarial: explore softwares de gestão específicos para o segmento extrajudicial. Essas ferramentas permitem a organização eficiente de documentos, automação de tarefas, controle do fluxo de caixa e gestão de clientes, tudo em uma única plataforma. A utilização desses recursos reduz a dependência do trabalho manual, elevando a produtividade da equipe.
- Diversificação de canais de comunicação: fuja do convencional e diversifique os canais de comunicação da sua serventia. Além dos tradicionais telefone e e-mail, incorpore o site, WhatsApp e redes sociais para agendamentos e solicitações de serviços de forma eletrônica. Essa abordagem otimiza o atendimento, reduz filas e minimiza o tempo de espera, proporcionando uma experiência mais ágil aos usuários.
- Adoção de meios de pagamentos digitais: explore os benefícios dos meios de pagamento digital, como Pix, carteiras digitais e cartões. Enquanto métodos tradicionais podem levar dias para processamento, os pagamentos digitais são concluídos em média em 80 milissegundos. Além disso, considerando a queda no uso de cédulas e cheques, oferecer opções modernas e variadas não apenas aprimora a rentabilidade, mas também torna o atendimento do cartório mais eficiente e seguro para seus usuários.
Inovação financeira exclusiva para cartórios: descubra as vantagens da Parcela Express
A Parcela Express vai além de ser uma simples empresa de soluções de pagamento; ela é especializada em tecnologias desenvolvidas exclusivamente para o segmento notarial e registral. Ao escolher a Parcela Express para a sua serventia, você terá acesso a funcionalidades de pagamento líderes de mercado, simplificando tanto a gestão interna quanto o atendimento ao público.
Entre as diversas funcionalidades oferecidas pela Parcela Express, destacam-se: link de pagamento, cartão de débito e crédito com parcelamento em até 12x, boleto bancário híbrido e com QR Code, Pix e maquininha que aceita as principais bandeiras do mercado com taxa única.
Além dessas funcionalidades, a Parcela Express disponibiliza APIs para integração aos sistemas de gestão, sites ou centrais eletrônicas utilizados no cartório. Essa integração permite a centralização dos setores administrativo e financeiro em uma única plataforma, aprimorando a comunicação entre eles e otimizando o controle do titular e dos gestores. Além disso, possui parceria com mais de 25 empresas de sistemas de gestão de cartórios em todo o Brasil, com permite uma integração facilitada.
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