Os serviços notariais e registrais ainda são vistos pelos usuários como desgastantes devido ao atendimento demorado. Isso porque muitas serventias extrajudiciais ainda carecem de investimentos em tecnologia e inovação, que são dois fatores primordiais para melhorar a gestão do cartório e, consequentemente, o atendimento ao público.
Um ambiente organizado, agilidade e rapidez na prestação dos serviços são algumas estratégias que melhoram o atendimento e satisfação do usuário. Mas, na prática, como um cartório pode colocar essas táticas em ação?
Existem maneiras de transformar positivamente o atendimento ao cliente. E é sobre esse assunto que falaremos neste artigo. Confira, a seguir, dicas de como melhorar a experiência do usuário do seu cartório!
Mapeei os processos
Faça um mapeamento de todos os processos realizados na serventia e identifique onde precisa melhorar. Uma dica legal é aplicar uma pesquisa de satisfação com os clientes para avaliar pontos fortes e fracos da sua serventia. Essa ação pode ser feita logo após o término do atendimento por meio de formulários impressos, totens ou, também, pode ser realizada por e-mail, telefone ou WhatsApp. A dica é elaborar perguntas estratégicas, como, por exemplo, “Como você avalia o atendimento prestado pela nossa equipe?”; “As informações a respeito do serviço foram repassadas de maneira clara?”; “Suas dúvidas foram sanadas conforme esperado?”, para obter respostas mais assertivas.
Capacite os colaboradores
Equipe bem preparada é essencial para um bom desempenho de qualquer organização. Identifique os pontos que o cartório precisa melhorar, crie estratégias e treine seus funcionários para melhorarem a qualidade do serviço. Ofereça capacitação para a equipe comercial sobre atendimento ao cliente, novas tecnologias implementadas e sempre faça reuniões para alinhar as demandas e escutar os feedbacks. Ninguém melhor do que eles para identificar e apontar o que pode ser melhorado na rotina de trabalho.
Tecnologia como aliada
A tecnologia é a melhor aliada para facilitar a gestão de um cartório. Ela pode ser usada para otimizar o fluxo de trabalho entre os colaboradores, gerenciar os setores administrativos e financeiros, meios de pagamentos e para organizar o atendimento. Veja, a seguir, estratégias de como usar a tecnologia ao seu favor:
· Gestão empresarial:
Existem diversos softwares de gestão desenvolvidos para o segmento extrajudicial. Com esse tipo de ferramenta é possível organizar documentos, automatizar as tarefas, o fluxo de caixa, gestão de clientes, entre outras funções, em uma única plataforma, diminuindo as demandas do trabalho manual e aumentando a produtividade da equipe.
· Canais de comunicação:
Diversifique os canais de comunicação da sua serventia. Além dos meios tradicionais como telefone e e-mail, você pode utilizar o site, WhatsApp e redes sociais para fazer agendamentos e solicitações de serviços de forma eletrônica. Assim, você otimiza o atendimento, reduz filas e tempo de espera.
· Aposte em meios de pagamentos digitais:
Você sabia que um meio de pagamento digital demora, em média, 80 milissegundos para ser processado? Enquanto os tradicionais, como dinheiro e cheque, podem levar alguns dias para conclusão, considerando a contagem de dinheiro, separação do troco, transporte, armazenamento e processamento na instituição bancária?
Sem falar que atualmente o uso de cédulas e cheques caíram entre os consumidores e os pagamentos digitais, entre eles, o Pix, carteiras digitais e cartões, estão cada vez mais em alta, utilizados diariamente por milhões de pessoas. Por isso, ofereça para os usuários meios de pagamentos modernos e variados. Assim, você melhora a rentabilidade e, com certeza, deixará o atendimento do cartório mais ágil e seguro.
Tecnologia financeira exclusiva para cartórios
Mais do que uma empresa de solução de pagamentos, a Parcela Express é especializada em tecnologias desenvolvidas especialmente para o segmento notarial e registral.
Com a Parcela Express, a sua serventia tem as funcionalidades de pagamento mais utilizadas no mercado que facilitam a gestão e o atendimento ao público. Entre elas, link de pagamento, cartão de débito e crédito com parcela em até 12x, boleto bancário híbrido e com QR Code, Pix por QR Code e maquininha que aceita as principais bandeiras do mercado.
Além disso, a empresa disponibiliza APIS para integração aos sistemas de gestão, site ou centrais eletrônicas usados no cartório. Dessa forma, os setores administrativo e financeiro ficam centralizados em uma única plataforma, melhorando a comunicação entre eles e otimizando o controle do titular e gestores.
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